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Maîtrise d'ouvrage : piloter un portefeuille

Vous portez le risque financier sur plusieurs opérations à la fois, livrées par des maîtres d'œuvre différents et des entreprises différentes. Ce qu'il vous faut, ce n'est pas une vue projet de plus : c'est de la comparabilité. Les mêmes questions, traitées de la même façon, sur toutes les opérations.

Ce parcours met cela en place.

La trame​

1. Mettre en place un espace unique​

La comparabilité commence par un vocabulaire commun. Si une opération dit Plomberie et une autre Plomberie — lot 4, plus rien ne s'agrège.

  1. Configurez votre organisation et définissez son rôle métier sur maîtrise d'ouvrage.
  2. Configurez les catalogues — lots, types de zone et disciplines — une seule fois, au niveau de l'organisation. Chaque projet en hérite.
  3. Ajoutez votre identité visuelle. Votre logo et vos couleurs s'impriment sur tous les rapports produits dans le portefeuille.
  4. Invitez votre équipe. Donnez le rôle Admin d'organisation aux personnes qui pilotent le portefeuille : un admin voit tous les projets sans avoir à être ajouté à chacun.
astuce

Configurez aussi le workflow au niveau de l'organisation. Qu'une réserve Validée signifie la même chose sur toutes vos opérations, sinon vos chiffres consolidés ne veulent rien dire.

2. Garder une structure de projet cohérente​

Vos maîtres d'œuvre pilotent les opérations. Votre rôle est de faire en sorte qu'ils les pilotent de la même manière.

  1. Standardisez l'arbre des types de zone pour que Bâtiment → Étage → Logement ait partout le même sens. Voir Construire l'arborescence des zones.
  2. Standardisez les phases pour que Finitions soit comparable d'une opération à l'autre.
  3. Utilisez les champs d'information projet pour saisir les métadonnées sur lesquelles vous reportez — programme, date de livraison cible, type d'actif.
  4. Convenez d'un modèle de rapport unique pour que la sortie de chaque opération ressemble à la vôtre, et non à celle de chaque maître d'œuvre.

3. Comparer la performance des entreprises​

Voici le chiffre qui change les décisions : non pas combien de réserves une entreprise a, mais combien de temps elle met.

Sur le tableau de bord de chaque projet :

  • Entreprises, classées par nombre de réserves ouvertes.
  • Lots, classés de la même façon.
  • Temps moyen de traitement, avec l'effectif sur lequel il est calculé.

Dans les analyses avancées :

  • Temps de résolution moyen — mesuré du constat à la levée.
  • Flux net — le stock augmente ou diminue.
  • Taux de résolution, d'une période à l'autre.
remarque

Le temps de résolution moyen est la comparaison honnête. Le nombre de réserves ouvertes pénalise celui qui a le plus gros périmètre. Le temps de résolution mesure ce qui vous intéresse vraiment — la réactivité — et c'est le chiffre à poser devant une entreprise au moment du renouvellement.

4. Suivre l'avancement vers la réception​

La réception est le moment où votre exposition est maximale. L'avancement, lui, est connaissable bien avant.

  1. Faites avancer chaque logement dans les états de son cycle de vie, pour que « combien de logements sont réellement prêts » soit un chiffre, pas une opinion.
  2. Sur le tableau de bord, surveillez la progression globale au regard des seuils — Dans les temps au-delà de 75 %, À risque entre 50 et 75 %, En retard en dessous de 50 %.
  3. Surveillez les réserves en retard et où se concentrent les réserves — ce dernier classement est trié par urgence, il fait donc remonter le bloquant plutôt que le volume cosmétique.
  4. À deux mois de l'échéance, vérifiez que le stock cumulé baisse. S'il stagne ou monte, la date de livraison est en risque, quoi qu'en dise le planning.

5. Rendre le reporting automatique​

Courir après vos maîtres d'œuvre pour obtenir un point d'avancement : voilà ce que cela remplace.

  1. Mettez en place des rapports planifiés par projet, à une cadence hebdomadaire ou mensuelle, adressés à vous et à votre équipe.
  2. Utilisez les rapports découpés quand il vous faut un détail par entreprise ou par zone.
  3. Réglez les préférences de notification pour être alerté des escalades, pas de chaque commentaire.
info

Les rapports planifiés et les modèles de rapport personnalisés dépendent de votre offre. Voir Fonctionnalités liées à l'offre.

6. Défendre un litige​

Quand une réclamation arrive, les preuves sont déjà rassemblées — à condition que l'opération ait été menée comme le décrit le parcours maîtrise d'œuvre.

Pour toute réserve contestée, vous disposez de : la date du premier constat, la photo prise à ce moment-là, la zone et le point exacts sur le plan, l'entreprise à laquelle elle était affectée, chaque changement de statut avec sa date et son auteur, et les rapports diffusés.

Les comptes rendus publiés ajoutent la couche contractuelle : ce qui a été soulevé à quelle réunion, qui était présent, ce qui a été décidé, et combien de fois une entreprise a été formellement relancée. Ces documents sont conservés indéfiniment — la purge ne les touche pas.

Voir aussi​

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