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Maîtrise d'œuvre : des OPR à la réception

Vous portez dix ans de responsabilité décennale sur cette opération. Ce que vous attendez d'un outil, ce n'est pas une liste de tâches — c'est un dossier qui tienne quand, deux ans après la livraison, on vous demandera ce qui a été observé, quand, par qui, et ce qui a été fait.

Ce parcours suit le chemin complet : configurer le projet, le parcourir, relancer les entreprises et signer.

La trame​

1. Structurer le projet​

Tout ce que vous consignerez ensuite se rattache à cette structure : autant la poser correctement avant la première visite.

  1. Créez un projet et configurez-le.
  2. Construisez l'arborescence des zones — bâtiments, étages, logements, pièces. Sur une opération résidentielle avec de nombreux logements identiques, importez-les plutôt que de les créer un par un.
  3. Importez les plans — ceux sur lesquels vous pointerez.
  4. Définissez les phases que traverse le projet.
astuce

Construisez l'arbre des zones jusqu'au niveau auquel vous observerez réellement. Si vous consignez pièce par pièce, créez les pièces. Si vous consignez logement par logement, arrêtez-vous au logement — un arbre plus profond que vos observations n'est que de la navigation en plus, et il consomme votre quota de zones.

2. Constituer la liste des intervenants​

Une observation sans entreprise rattachée est une observation dont personne n'a à répondre.

  1. Ajoutez les entreprises qui interviennent sur le projet.
  2. Configurez les lots pour que chaque observation tombe sur le bon corps d'état.
  3. Ajoutez les membres du projet comme gestionnaires ou collaborateurs, et invitez chaque sous-traitant comme invité rattaché à son entreprise.
remarque

Les invités sont gratuits et ne consomment jamais de siège. Il n'y a donc aucune raison de laisser un sous-traitant en dehors du projet — une entreprise qui voit et traite ses propres réserves est une entreprise qui les lève sans coup de téléphone. Voir Rôles et permissions.

3. Parcourir le projet​

Ce sont les OPR. Vous relevez des observations, et la discipline qui compte est que chacune soit localisée assez précisément pour qu'on puisse agir dessus.

Pour chaque observation :

  1. Créez une réserve.
  2. Rattachez-la à la zone où vous l'avez constatée.
  3. Pointez-la sur le plan à l'endroit exact.
  4. Renseignez l'entreprise, le lot et une date d'échéance.
  5. Ajoutez des photos — la photo, c'est la preuve.

Si vous visitez avec une tablette ou un téléphone et que le bâtiment n'a pas de réseau, travaillez hors ligne. Tout se synchronise au retour.

astuce

Traitez les inspections répétitives en checklists plutôt qu'en réserves saisies à la volée. Un modèle de checklist appliqué logement par logement vous donne la même couverture à chaque fois, et les points en échec deviennent des réserves automatiquement.

4. Relancer les entreprises​

C'est à la phase de levée qu'une liste de réserves fonctionne — ou vire à la guerre de tableurs.

  1. Affectez et suivez chaque réserve. Utilisez les actions en masse quand tout un lot est concerné.
  2. Laissez les entreprises répondre directement — un invité peut changer le statut d'une réserve et joindre la photo de la reprise.
  3. Réglez les règles de notification du projet pour que les entreprises soient informées de leurs propres réserves sans que vous n'envoyiez quoi que ce soit.
  4. Ajoutez des règles d'escalade pour les réserves en retard : la relance devient automatique au lieu de reposer sur votre mémoire.
  5. Suivez les réserves que vous voulez personnellement garder à l'œil.

Générez un rapport découpé par entreprise pour que chacune reçoive sa propre liste plutôt que tout le projet.

5. Vérifier et lever​

Une réserve qu'une entreprise déclare traitée n'est pas une réserve levée. C'est une affirmation.

  1. Refaites une visite avec la liste filtrée sur ce qui a été déclaré terminé.
  2. Mettez à jour le statut — validez, ou rouvrez avec un commentaire expliquant pourquoi.
  3. Surveillez la tendance dans les analyses avancées. À l'approche de la réception, le stock cumulé doit baisser, pas stagner.
attention

Surveillez le flux net. Si vous créez encore plus de réserves que vous n'en levez à deux mois de la réception, c'est un problème de planning qui se manifeste sous forme de problème qualité — mettez-le à l'ordre du jour de la réunion de chantier plutôt que de l'absorber.

6. Signer​

  1. Faites avancer chaque logement dans les états de son cycle de vie à mesure qu'il devient prêt.
  2. Générez le rapport de réception. Utilisez un modèle de rapport pour que le document porte le logo et les couleurs de votre organisation.
  3. Envoyez-le aux parties concernées.
  4. Classez le PV signé dans les documents, où il sera versionné et son accès maîtrisé.

Ce qu'il vous reste​

Chaque observation porte sa zone, son point sur le plan, sa photo, son entreprise, ses dates et son historique complet. Rien n'a été ressaisi et rien n'est reconstitué de mémoire.

C'est toute la différence entre une liste de réserves et un dossier.

Voir aussi​

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