Découper un rapport par groupe
Envoyer un PDF de 200 pages à huit entreprises revient à ce que chacune en lise sept huitièmes qui concernent quelqu'un d'autre. Le découpage génère un rapport par groupe à la place.
Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur.
Comment ça fonctionne
- Configurez le rapport comme d'habitude, y compris la dimension de groupement — entreprise, zone, lot ou phase.
- Activez découper par groupe.
- Générez.
Résultat : au lieu d'un fichier, Builddar produit un rapport téléchargeable par groupe. Chacun porte le nom du groupe et ne contient que les réserves de ce groupe.
Prévisualiser le nombre de fichiers
Avant de générer, demandez un aperçu du découpage : Builddar liste les groupes ayant actuellement au moins une réserve correspondante — exactement une entrée par fichier que vous obtiendrez — pour que vous sachiez si vous vous apprêtez à produire 3 fichiers ou 40.
Un rapport découpé est limité à 50 groupes. Si vos filtres en produiraient davantage, resserrez-les (ou groupez sur une dimension plus large) avant de générer.
Les groupes sans réserve correspondante ne produisent aucun fichier. Une entreprise sans rien d'ouvert ce mois-ci n'apparaît tout simplement pas.
Découper par entreprise, puis envoyer à chacune
C'est la raison d'être du découpage. Lorsque vous découpez par entreprise, chaque rapport est rattaché à cette entreprise — Builddar peut donc envoyer automatiquement à chaque société son propre fichier.
- Découpez par entreprise et générez.
- Ouvrez le rapport et choisissez de l'envoyer par e-mail.
- Sélectionnez les destinataires.
Résultat : chaque destinataire reçoit le rapport de sa propre entreprise — ni le rapport combiné, ni celui d'une autre entreprise. Les destinataires qui ne sont rattachés à aucun des groupes reçoivent le rapport complet si leur rôle le permet.
Voir Envoyer un rapport par e-mail pour les règles applicables aux destinataires et pour prévisualiser le message.
Prévisualisez l'e-mail destiné aux entreprises avant l'envoi. Builddar restitue exactement l'objet et le corps que recevra une entreprise, avec votre message personnalisé en place.
Sur quelle dimension découper
| Découper par | Produit | À utiliser quand |
|---|---|---|
| Entreprise | Un rapport par entreprise | Vous envoyez des listes de travaux aux sous-traitants. |
| Zone | Un rapport par bâtiment ou par étage | Les visites sont organisées par secteur. |
| Lot | Un rapport par corps d'état | Vous coordonnez un seul corps d'état sur tout le projet. |
| Phase | Un rapport par phase | Vous rendez compte de l'avancement par étape. |