Rapports planifiés

Un rapport hebdomadaire que quelqu'un doit penser à produire est un rapport hebdomadaire qui finit par s'arrêter. Planifiez-le plutôt.

Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur.

info

Les rapports planifiés dépendent de votre offre. Voir Fonctionnalités liées à l'offre.

Prérequis : un modèle de rapport. Une planification s'exécute toujours à partir d'un modèle — c'est de là que viennent ses filtres, son format, son groupement et sa page de couverture.

Créer une planification

1. Ouvrez la rubrique Rapports planifiés du projet et choisissez Nouvelle planification.
2. Donnez-lui un nom et une description facultative.
3. Choisissez le modèle à exécuter.
4. Définissez la fréquence :
   • Quotidienne — choisissez l'heure.
   • Hebdomadaire — choisissez le jour de la semaine et l'heure.
   • Mensuelle — choisissez le jour du mois (1 à 28) et l'heure.
5. Renseignez le fuseau horaire dans lequel la planification s'exécute.
6. Renseignez la date de fin — obligatoire, et au plus 3 mois après aujourd'hui.
7. Choisissez les destinataires, dans n'importe quelle combinaison :
   • Entreprises — tous les membres actifs des entreprises sélectionnées.
   • Rôles — toutes les personnes ayant un rôle de projet donné (gestionnaire, collaborateur, invité).
   • Membres individuels — des personnes précises.
8. Enregistrez.

Résultat : la planification est créée inactive. Activez-la quand vous êtes prêt.

remarque

Utilisez le jour 28 ou un jour antérieur pour les planifications mensuelles. Des valeurs supérieures sauteraient février.

astuce

Les destinataires sont résolus à chaque exécution, pas au moment de la création — une personne qui rejoint le projet le mois prochain commence donc à recevoir le rapport automatiquement.

Activer et désactiver

1. Ouvrez la planification.
2. Choisissez Activer pour la démarrer, ou Désactiver pour la suspendre.

Résultat : une planification active affiche son heure de prochaine exécution. Une planification désactivée conserve sa configuration et son historique mais cesse de produire des rapports.

attention

Une nouvelle planification est inactive tant que vous ne l'avez pas activée. La créer ne suffit pas.

L'exécuter tout de suite

Choisissez Déclencher pour générer le rapport immédiatement, sans attendre l'heure prévue et sans perturber la planification. Utile pour vérifier que les destinataires et le modèle sont corrects avant de la laisser tourner.

Suivre les exécutions

Chaque planification conserve l'historique de ses exécutions, chacune marquée :

Résultat	Signification
Réussie	Le rapport a été généré et envoyé.
Échec	La génération ou l'envoi a échoué — ouvrez l'exécution pour en connaître la raison.
Ignorée	L'exécution n'était pas nécessaire, par exemple parce qu'il n'y avait rien à signaler.

Les rapports produits par une planification apparaissent dans la liste habituelle des rapports du projet, marqués avec la planification qui les a produits.

Modifier ou supprimer une planification

1. Ouvrez la planification et choisissez Modifier pour changer sa fréquence, ses destinataires ou sa date de fin.
2. Choisissez Supprimer pour la retirer. Les rapports déjà produits sont conservés.

attention

Supprimer le modèle qu'utilise une planification supprime aussi la planification. Repointez-la d'abord si vous faites le ménage dans vos modèles.

Étapes suivantes

• Modèles de rapport
• Envoyer un rapport par e-mail