Règles d'escalade

Relancer les entreprises sur les travaux en retard est une tâche quotidienne dont quelqu'un doit s'acquitter. Les règles d'escalade le font à votre place : une fois par jour, chaque entreprise reçoit un e-mail listant ses réserves dont l'échéance approche ou est déjà dépassée.

Rôle requis : gestionnaire de projet (ou admin d'organisation).

Comment ça fonctionne

Chaque jour, Builddar examine les réserves ouvertes du projet et leurs échéances, les regroupe par entreprise affectée, et envoie à chaque entreprise un résumé couvrant les règles qui se sont déclenchées.

Une règle se définit par :

• Moment — avant échéance (un avertissement) ou après échéance (une relance).
• Décalage en jours — combien de jours avant ou après l'échéance la règle se déclenche.
• Niveau — l'ordre au sein de son moment : le niveau 1 est la première alerte, le niveau 2 la seconde.
• Destinataires — voir ci-dessous.

remarque

Un projet peut comporter jusqu'à 4 règles : deux avant échéance et deux après échéance.

Mettre en place des règles d'escalade

1. Ouvrez les paramètres du projet et allez dans Règles d'escalade.
2. Pour chaque règle, renseignez :
   • Moment — avant ou après l'échéance.
   • Décalage en jours — par exemple 3 sur une règle avant échéance prévient trois jours à l'avance.
   • Niveau — 1 ou 2 au sein de ce moment.
   • Notifier l'e-mail de l'entreprise — envoyer à l'adresse propre de l'entreprise.
   • Notifier les membres de l'entreprise — envoyer à chaque membre du projet appartenant à cette entreprise.
   • Copie — des adresses supplémentaires, par exemple le maître d'ouvrage ou un contrôleur.
   • Active — si la règle s'exécute.
3. Enregistrez.

Résultat : les règles remplacent la configuration précédente et démarrent au passage quotidien suivant.

astuce

Un jeu de règles utile par défaut :

• 3 jours avant échéance — un signal quand il est encore temps.
• 1 jour après échéance — la première relance.
• 7 jours après échéance, en copie au maître d'ouvrage — l'escalade qui obtient de l'attention.

Qui reçoit quoi

Chaque entreprise reçoit uniquement ses propres réserves. Un résumé ne laisse jamais filtrer le travail d'une autre entreprise. Les destinataires en copie reçoivent le même résumé par entreprise, ce qui les rend utiles pour la supervision — le maître d'ouvrage voit exactement ce qui a été dit à chaque entreprise.

Désactiver les escalades

Rendez une règle inactive pour l'arrêter sans perdre sa configuration, ou supprimez-la entièrement. Sans règle active, aucun e-mail d'escalade n'est envoyé.

Ce que les escalades ne font pas

• Elles ne changent ni le statut ni la priorité des réserves — elles informent seulement.
• Elles ne remplacent pas les notifications personnelles. Une entreprise peut recevoir une notification d'affectation et figurer dans un résumé d'escalade plus tard.
• Elles ne couvrent que les réserves ayant une échéance et une entreprise affectée. Une réserve sans l'une ou l'autre ne peut jamais faire l'objet d'une escalade.

attention

Une réserve non affectée ne remonte jamais. Si des travaux dérivent discrètement et que personne n'est relancé, vérifiez que les réserves ont bien une entreprise affectée et une échéance — voir Affecter et suivre les réserves.

Étapes suivantes

• Règles de notification du projet
• Affecter et suivre les réserves