Travailler avec le registre de points
Le registre est la liste de tous les points du projet. C'est l'élément durable : les points y restent jusqu'à leur clôture, d'un compte rendu à l'autre, en conservant leur date d'origine.
Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur pour ouvrir et modifier n'importe quel point. Un invité ne voit et ne modifie que les points dont son entreprise est responsable ou concernée.
Ouvrir un point
Prérequis : une réunion en brouillon doit être ouverte. Un point est ouvert *lors d'*une réunion, et son historique consigne laquelle — donc si toutes les réunions sont publiées, le message Toutes les réunions sont publiées. Ouvrez la suivante avant de soulever un point s'affiche.
- Allez dans l'onglet Registre.
- Choisissez Nouveau point.
- Saisissez un titre — ce qu'il y a à traiter.
- Ajoutez éventuellement une description.
- Choisissez une catégorie : Administratif, Études, Exécution, Décision ou Information. Exécution est la valeur par défaut.
- Renseignez l'entreprise responsable — la seule entreprise qui répond du point.
- Ajoutez éventuellement les entreprises concernées — celles qui doivent en avoir connaissance.
- Renseignez éventuellement un lot, une zone, une phase et une échéance.
- Marquez-le urgent si nécessaire.
- Choisissez Ouvrir le point.
Résultat : le point prend le numéro suivant sur le projet et entre au registre avec le statut À faire. Son historique s'ouvre par une entrée Ouvert nommant cette réunion.
Le point appartient au projet, pas à la réunion. Il reste au registre jusqu'à sa clôture.
Filtrer le registre
Utilisez Filtrer le registre pour restreindre par statut, catégorie, entreprise, lot, zone et phase. Vous pouvez aussi :
- Basculer le périmètre entre Ouverts, Clos et Tous.
- Activer Urgents uniquement.
- Rechercher un point par texte.
Chaque dimension propose une option « non renseigné » — Aucun lot, Aucune zone, Aucune entreprise, Aucune catégorie — pour retrouver les points auxquels il manque une information.
Sur un gros projet, le registre est plafonné à l'écran : Affichage de X points sur Y. Filtrez par lot, zone ou entreprise pour voir un groupe complet. Filtrer n'est alors pas cosmétique : c'est le seul moyen de voir un groupe entier.
Statuts des points
| Statut | Signification | Se reporte |
|---|---|---|
| À faire | Ouvert, non commencé | Oui |
| En cours | En cours de traitement | Oui |
| En attente | Suspendu à quelque chose ou quelqu'un | Oui |
| Terminé | Résolu | Non |
| Pour information | Noté, aucune action attendue | Non |
| Abandonné | Abandonné | Non |
Les marqueurs d'un point
- Urgent — posé à la main.
- Bloquant — affiché automatiquement quand un point est à la fois urgent et en retard.
- Relances — un compteur imprimé, incrémenté délibérément quand vous relancez une entreprise en séance. C'est une mention sur le document, pas un e-mail automatique.
- Relance finale — le dernier avis formel avant escalade.
Photos et commentaires
Ouvrez un point pour y ajouter des photos (typées Avant, Après, Document ou Autre) et des commentaires. Un commentaire est ajouté à l'historique — il n'est jamais modifié ni supprimé.
Historique
Chaque point porte un historique qui ne fait que s'ajouter. Les entrées sont de l'un de ces types : Ouvert, Commentaire, Changement de statut, Échéance modifiée, Relance, Rouvert, Clos, Reporté.
Il n'y a ni modification ni suppression. Une correction est une nouvelle entrée. C'est ce qui permet, des années plus tard, de voir exactement quand un sujet a été soulevé, combien de fois il a été relancé, et quand il a été clos.
Relier un point à une réserve
Un point peut être relié à une réserve suivie. Utilisez cette possibilité lorsqu'un sujet discuté en réunion est aussi un défaut pointé sur un plan : l'observation, l'inspection, le défaut et la levée restent sur un même fil.