Dérouler une réunion
Dérouler la réunion est l'écran à utiliser pendant la réunion. Il enchaîne les points ouverts un par un pour que vous puissiez mettre chacun à jour au fil de la discussion, sans quitter la salle pour fouiller le registre.
Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur.
Prérequis : une réunion en brouillon est ouverte et le registre compte au moins un point ouvert.
L'ordre du jour d'abord
L'onglet Ordre du jour montre ce qu'il y a à passer en revue avant de commencer :
| Compteur | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Ouverts | Tous les points non terminaux |
| Échéance sous 7 jours | Ce qui arrive |
| En retard | Échéance dépassée |
| Bloquants | Urgents et en retard |
| En cours | En cours de traitement |
| À vérifier | En attente d'un contrôle |
Les points sont listés dans l'ordre où la réunion se déroulera : groupés, urgents d'abord, puis par échéance.
L'ordre du jour d'un brouillon est interne. Les entreprises le voient une fois le compte rendu publié.
Étapes
- Depuis l'onglet Ordre du jour, choisissez Dérouler la réunion.
- Avancez avec Précédent et Suivant. L'en-tête affiche Point X sur Y.
- Pour le point affiché, consignez ce qui a été décidé :
- Changez le statut.
- Déplacez l'échéance.
- Posez des marqueurs — Urgent, ou Relancer / Relance finale pour incrémenter le compteur imprimé.
- Ajoutez un commentaire : ce qui a été décidé. Il est ajouté à l'historique du point.
- Choisissez Enregistrer les modifications.
Résultat : le lot est écrit et l'historique de chaque point reçoit les entrées correspondantes. Le message X points enregistrés s'affiche.
Les modifications se regroupent
Les modifications s'accumulent au fur et à mesure plutôt que de s'enregistrer une par une — le compteur indique X points en attente d'enregistrement, ou Rien en attente quand la file est vide.
Le lot a une capacité maximale. Une fois atteinte, le message Le lot est plein — enregistrez avant de continuer s'affiche. Enregistrez et poursuivez.
Si un point ne peut pas être enregistré, le message X points non enregistrés s'affiche, avec le motif pour chacun — par exemple Ce point n'a pas pu être mis à jour. Il a peut-être été clos, ou il n'est peut-être plus visible pour vous.
Ce qui a changé depuis la dernière fois
Le registre affiche un différentiel courant par rapport à la réunion précédente — Depuis la réunion 12 : 3 nouveaux, 2 clos, 1 rouvert, 4 échéances déplacées, 2 relancés — ou aucun changement. Sur le premier compte rendu, il indique Premier compte rendu — tout le registre :.
C'est le paragraphe que la plupart des lecteurs d'un compte rendu cherchent en premier, et vous n'avez pas à l'écrire.