Noter les présences
Les présences se notent par entreprise, pas par personne — le compte rendu imprimé comporte une ligne et une mention par corps d'état. Elles déterminent aussi qui reçoit le compte rendu publié.
Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur.
Prérequis : le projet compte des entreprises. Sinon, le message Aucune entreprise sur ce projet pour l'instant s'affiche — voir Gérer les entreprises.
Étapes
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Ouvrez la réunion en brouillon et allez dans l'onglet Présences.
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Pour chaque entreprise, renseignez la présence :
Présence Signification Présent A assisté Absent Convoqué, non venu Excusé Convoqué, excuses reçues Non convoqué Pas convié à cette réunion (valeur par défaut) Convoqué pour la prochaine Attendu la fois suivante -
Renseignez éventuellement l'heure de convocation — celle pour laquelle cette entreprise était attendue. C'est ainsi que vous menez une réunion échelonnée où chaque corps d'état a son créneau.
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Vérifiez le nom du participant. Il est repris du contact de l'entreprise à la création de la ligne, puis figé.
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Utilisez la bascule diffusion pour décider si cette entreprise reçoit le compte rendu publié.
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Ajoutez une note si nécessaire.
Résultat : Présences enregistrées. Les mentions de présence s'impriment sur le compte rendu, et la liste de diffusion est prête pour la publication.
Pourquoi le nom du participant est figé
Le nom est capté une fois puis laissé tel quel. Un compte rendu publié aujourd'hui doit continuer, des années plus tard, à nommer la personne qui était réellement présente, même après que l'entreprise a changé de représentant.
Un participant par entreprise. S'il vous faut deux personnes d'une même entreprise nommées sur un compte rendu, ce n'est pas possible aujourd'hui.
Entreprises sans adresse e-mail
Une entreprise inscrite à la diffusion mais sans adresse renseignée affiche Aucune adresse renseignée — cette entreprise ne recevra pas le compte rendu. Ajoutez un e-mail sur la fiche entreprise.
Corrigez-le avant de publier. Vous serez à nouveau averti au moment de la publication — « 2 entreprises de la liste de diffusion n'ont pas d'adresse renseignée et ne recevront pas le compte rendu » — mais la publication étant irréversible, mieux vaut le traiter ici.