Publier le compte rendu
Publier produit le compte rendu et l'envoie. Cela fige aussi définitivement la réunion.
Rôle requis : gestionnaire. La publication est réservée aux gestionnaires, même si un collaborateur peut dérouler la réunion.
Prérequis : une réunion en brouillon dont les présences sont notées.
Prévisualiser d'abord
Publier est irréversible : vérifiez le document avant de vous engager.
- Choisissez Prévisualiser.
- Basculez entre Rapport complet et Extrait pour <entreprise>.
- Utilisez Actualiser après avoir modifié quelque chose.
L'aperçu est rendu avec le même modèle que le PDF, à partir du brouillon en cours. Rien n'est publié et rien n'est envoyé. Les photos ne sont pas rendues dans un aperçu.
Étapes
- Ouvrez la réunion en brouillon.
- Choisissez Publier et envoyer.
- Lisez la confirmation. Elle indique exactement ce qui va se passer :
- La réunion, ses présences et son avancement passent définitivement en lecture seule.
- X points ouverts partent vers Y entreprises, chacune recevant son propre extrait.
- Une alerte pour toute entreprise de la liste de diffusion sans adresse renseignée.
- Confirmez.
Résultat : Compte rendu publié — les PDF sont en cours de production. La réunion passe en Publiée et les documents apparaissent dans l'onglet Rapports.
Publier n'est pas enregistrer. Cela fige ce compte rendu et l'envoie — il n'y a pas de retour en arrière, et une correction passe par l'émission d'une révision.
Ce qui est produit
Chaque publication produit :
- Le rapport complet — tout le registre à la date de cette réunion.
- Un extrait par entreprise — uniquement ses points, pour qu'une entreprise reçoive ce qui la concerne plutôt que le document entier.
Chaque document indique son nombre de points et se télécharge depuis l'onglet Rapports.
Les documents sont permanents
Un compte rendu publié est une référence contractuelle. Rien ne l'expire et rien ne le purge — un lien vers ce document doit encore fonctionner dans plusieurs années. Les comptes rendus publiés sont également classés dans la gestion documentaire du projet : un document par réunion, une version par révision.
État de production
La production des PDF se fait en arrière-plan. Chaque document indique son état :
| État | Signification |
|---|---|
| En production… | En cours de rendu |
| Prêt | Téléchargeable |
| Échec | Non produit |
Rien n'est relancé automatiquement. Si un document affiche Échec du rapport, ouvrez la réunion et choisissez Réessayer. Si la production traîne, le message Les rapports prennent plus de temps que prévu s'affiche — relancez ceux qui ont échoué, ou rechargez pour vérifier à nouveau.
Diffusion
Les destinataires proviennent des bascules diffusion de l'onglet présences. Chaque destinataire reçoit un seul e-mail, même lorsque la même personne est le contact de deux entreprises du projet.
Si certains envois échouent, utilisez Réessayer — le message Renvoyé aux destinataires en échec s'affiche.