Travailler avec les versions
Quand un descriptif est révisé, vous ne voulez pas d'un second document intitulé « descriptif_v2_final ». Vous voulez le même document avec une nouvelle version — et l'ancienne toujours présente.
Les versions de documents dépendent de votre offre. Si vous ne voyez pas d'historique de versions, elles ne sont pas activées pour votre organisation — voir Fonctionnalités liées à l'offre.
Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur pour importer une nouvelle version. Toute personne pouvant voir le document peut consulter et télécharger son historique.
Importer une nouvelle version
- Ouvrez le document.
- Choisissez de remplacer le fichier et sélectionnez le nouveau.
- Ajoutez un commentaire décrivant ce qui a changé — facultatif mais fortement recommandé (« Indice C — épaisseur de dalle mise à jour »).
- Enregistrez.
Résultat : le nouveau fichier devient la version courante, le numéro de version augmente d'une unité, et le fichier précédent est conservé dans l'historique avec son auteur et sa date.
Le commentaire de version est ce qu'un collègue lira six mois plus tard pour comprendre pourquoi une révision existe. Écrivez-le pour lui.
Parcourir l'historique des versions
- Ouvrez le document.
- Ouvrez ses versions.
Chaque entrée indique le numéro de version, le nom du fichier et sa taille, le commentaire, son auteur et sa date. La version courante est signalée.
Télécharger une ancienne version
- Ouvrez l'historique des versions.
- Choisissez Télécharger sur la version voulue.
Résultat : vous obtenez ce fichier exact, inchangé. La version courante du document n'est pas affectée.
Restaurer une ancienne version
Restaurer rend de nouveau courante une version antérieure — utile lorsqu'une révision se révèle erronée.
- Ouvrez l'historique des versions.
- Choisissez Restaurer sur la version à ramener.
- Confirmez.
Résultat : ce fichier devient la version courante du document. Rien n'est perdu : la version que vous avez remplacée reste dans l'historique, vous pouvez donc revenir en arrière à nouveau.
Versions et validation
Les versions et la validation sont indépendantes. Importer une nouvelle version d'un document déjà validé ne réinitialise pas son statut automatiquement — si la révision nécessite un nouvel accord, rouvrez le document et soumettez-le à nouveau.