Partager des documents
Tout n'appartient pas à tout le monde. Les marchés, les conditions commerciales et les notes internes ne doivent généralement être visibles que par quelques personnes.
Rôle requis : gestionnaire (ou admin d'organisation) pour modifier les accès. Tout membre du projet peut voir avec qui un document est partagé.
Rendre un élément privé
- Ouvrez le dossier ou le document.
- Désactivez public.
- Enregistrez.
Résultat : il disparaît pour tout le monde, sauf pour les utilisateurs auxquels vous accordez l'accès — et pour les gestionnaires et admins d'organisation, qui voient toujours tout.
Rendre un dossier privé rend privés en même temps tous ses sous-dossiers et tous les documents qu'il contient. Accordez d'abord les accès, pour que personne ne perde l'accès à un travail en cours.
Accorder un accès
- Ouvrez le dossier ou le document et allez dans sa liste d'accès.
- Choisissez Partager et sélectionnez qui obtient l'accès :
- Rôle — toutes les personnes ayant un rôle de projet donné (gestionnaire, collaborateur, invité).
- Entreprise — tous les membres d'une entreprise du projet. Le choix habituel pour un sous-traitant.
- Personne — un utilisateur précis.
- Enregistrez.
Résultat : l'entrée apparaît dans la liste d'accès et ces utilisateurs peuvent désormais ouvrir et télécharger le document.
Partagez le dossier, pas chaque fichier. Un accès accordé sur un dossier est hérité par tout ce qu'il contient : un nouveau document déposé plus tard est automatiquement visible par les bonnes personnes.
Retirer un accès
- Ouvrez la liste d'accès.
- Choisissez Retirer sur l'entrée.
Résultat : l'accès est révoqué immédiatement pour tout ce que cette entrée couvrait — sauf si les personnes concernées y ont encore accès autrement, par exemple via un dossier parent ou leur rôle.
Comment l'accès est déterminé
Un utilisateur peut ouvrir un document dès que l'une de ces conditions est vraie :
- Le document est public et sa chaîne de dossiers l'est aussi.
- Il dispose d'une entrée d'accès sur le document.
- Il dispose d'une entrée d'accès sur un dossier parent — l'accès est hérité vers le bas.
- Il est gestionnaire ou admin d'organisation.
Comme les enfants ne peuvent être que plus restrictifs que leurs parents, rendre un parent à nouveau public rend aussi ses descendants visibles.
Rendre un espace privé à nouveau public
- Ouvrez le dossier.
- Réactivez public.
- Enregistrez.
Résultat : le dossier et tout ce qu'il contient redeviennent visibles par tous les membres du projet.