Circuit de validation documentaire
Certains documents exigent un accord formel avant qu'on agisse dessus — un mode opératoire, une fiche produit, un descriptif révisé. Le circuit de validation en assure le suivi.
La validation documentaire dépend de votre offre. Si vous ne voyez pas les actions de validation, la fonctionnalité n'est pas activée pour votre organisation.
Les quatre statuts
Chaque document démarre en Brouillon.
Brouillon ──soumettre──▶ En relecture ──valider──▶ Validé ──rouvrir──┐
│ │
└────refuser────▶ Refusé ──rouvrir─────┘
│
◀──────────────────────────────────────┘
(retour en Brouillon)
| Depuis | Action | Vers | Qui |
|---|---|---|---|
| Brouillon | Soumettre à relecture | En relecture | Gestionnaire ou collaborateur |
| En relecture | Changer de relecteur | En relecture | Gestionnaire |
| En relecture | Valider | Validé | Gestionnaire |
| En relecture | Refuser | Refusé | Gestionnaire |
| Validé / Refusé | Rouvrir | Brouillon | Gestionnaire |
Les transitions sont strictes. Vous ne pouvez pas valider un document qui n'a jamais été soumis, ni soumettre un document déjà en relecture — Builddar refuse l'action et vous en explique la raison.
Soumettre un document à relecture
Rôle requis : gestionnaire ou collaborateur.
Prérequis : le document doit être en Brouillon.
- Ouvrez le document.
- Choisissez Soumettre à relecture.
- Choisissez le relecteur.
- Confirmez.
Résultat : le document passe En relecture, l'auteur de la soumission et la date sont consignés, et le relecteur est notifié.
Le relecteur doit être gestionnaire sur le projet (ou admin d'organisation). Les collaborateurs et les invités ne peuvent pas être désignés comme relecteurs.
Changer de relecteur
Rôle requis : gestionnaire.
- Ouvrez un document En relecture.
- Choisissez d'affecter un autre relecteur.
Résultat : le nouveau relecteur prend le relais et est notifié.
Valider ou refuser
Rôle requis : gestionnaire (ou admin d'organisation).
- Ouvrez le document en relecture.
- Choisissez Valider ou Refuser.
- Ajoutez un commentaire — facultatif en cas de validation, obligatoire en cas de refus pour que l'auteur sache quoi corriger.
- Confirmez.
Résultat : le document passe en Validé ou Refusé, consigne l'auteur de la relecture et sa date, et conserve votre commentaire. La personne qui l'avait soumis est notifiée.
Rouvrir un document
Rôle requis : gestionnaire.
Rouvrir renvoie au point de départ un document déjà tranché — par exemple après l'import d'une version révisée.
- Ouvrez le document Validé ou Refusé.
- Choisissez Rouvrir.
Résultat : le document revient en Brouillon, et le relecteur, la date et le commentaire de relecture sont effacés. Soumettez-le à nouveau quand la nouvelle révision est prête.
Suivre ce qui s'est passé
Chaque document conserve un flux d'activité de tous les changements de statut, imports et partages — qui a fait quoi, et quand. Ouvrez l'activité du document pour auditer son historique.